一、下载填写表格

　　1.《广东工业大学出国（境）人员审批表》（教职工用表或学生用表）：“经费来源、数额以及负担办法”一栏填写清楚具体经费项目名称和编号，经费项目负责人及其管理部门负责人均需亲笔签名。所在单位意见一栏由所在部门正职或常务副职领导亲笔签署意见并加盖公章。

　　2.《出访日程表》：日程表具体日程需与邀请信内容一致，需本人签名、所在单位正职或常务副职领导亲笔签署意见并加盖公章。

　　3.《因公临时出国人员备案表》：请标题“××学院+××姓名+出访××国”邮件电子版至[email protected]。

　　4.《因公临时出国任务和预算审批意见表》：请标题“××学院+××姓名+出访××国”邮件电子版至[email protected]。

　　注：出访30天及以上者，需先报人事处审批，由：人事处在《广东工业大学出国（境）人员审批表》上意见栏签署意见。

二、提交出访申请材料

　　1.《广东工业大学出国（境）人员审批表》1份，其中填写“经费来源、数额以及负担办法”时需自行财务查询并打印出访经费来源的“项目额度控制”表；

　　2.《出访日程表》1份，需本人签名和所在单位签署意见，同时电子版至[email protected]；

　　3.《因公临时出国人员备案表》，所在单位正职或常务副职领导亲笔签署意见并加盖公章；同时电子版至[email protected]；

　　4.《因公临时出国任务和预算审批意见表》：所在单位正职或常务副职领导亲笔签署意见并加盖公章；同时电子版至[email protected]；申请人所在部门在“出国任务审核意见”下的“审核意见”栏签署意见。出访住宿费、伙食费等按照《因公临时出国经费管理办法》（财行[2013]516号）标准，财务处在“预算财务审核意见”下的“审核意见”栏签署意见。

　　5.身份证复印件2份，正反面复印在同一面A4纸上。非广东省签发的身份证需附广东省户口簿复印件，户口不在广东的教职工，需到人事处开具《在职证明》；

　　6.①提供标准的因公电子护照相片回执及1整版相片，不用裁，回执上须按要求由本人亲笔签名，请仔细阅读签名要求；②提供签证相片，视出访目的地签证要求而定；

　　7.真实有效的国（境）外邀请函1份，需要原件与否视出访目的地而定；随外单位团组出访需提供由组团单位出具的《征求意见函》和《任务通知书》的原件和复印件各1份，以及《任务批件》复印件2份；（邀请信应由邀方本土发出，有邀请方地址、联系方式，邀请信签署人姓名及职务，被邀人姓名及职务，出访活动的名称、地点、时间期限及所需费用的支付方式，落款有邀请人亲笔签名）

　　8. 参加会议者需提交会议背景材料、论文中文摘要复印件各1份；

　　9. 经费由第三方提供者需提交经费资助证明复印件2份；

　　10.个别国家特殊要求的材料；

　　11.离退休返聘的教学科研人员需提供人事处出具的《在职证明》，65岁以上人员需另附三甲医院的体检报告。

　　注：因报办审批环节较多，请至少提前2个月提交申请；以上第6、7、8、9项为外文材料时，需提供相应的中文翻译件。

三、学校审批

　　学校国际合作与交流处审核材料后拟文呈送学校领导批示，再上报广东省外事办公室审批。

四、广东省外事办公室审批

　　广东省外事办公室审批后取得《广东省因公出国任务批件》。

五、送办因公护照和签证

　　学校国际合作与交流处综合科为出访人员整理有关申请材料后，送广东省外事办公室审核，办理因公护照及签证。

六、领取因公护照

　　出访人员请于出发前7天致电39322760查询办证情况，并结算办证费，确认已办好证件并缴清办证费后，凭相关证件领取因公护照。

七、出访

　　出访团组回国后须下载填写《因公出访情况登记表》，并于回国后7日内将该表格与因公护照一并交回国际合作与交流处综合科。

八、出访报账

　　出访人员报销时，需提供出访任务批件和护照等证件(包括签证、签注和出入境记录)复印件及费用明细单据。财务部门按照批准的人数、天数、路线、公务活动情况、经费计划等进行核销。

　　综合科：39322760（郭老师），39325042（陈老师），39325945（李老师），39322761（尹老师）

　　电子邮件：[email protected]